הס הושלך בחדר הישיבות של מנור טכנולוגיות; החברה המובילה בשוק בפיתוח וייצור מערכות אינטגרציה ממוחשבות לבקרת רכיבים אפקטיביים....

עברה חצי שנה מאז המנכ"ל, מר צביאל מנור, הורה לסמנכ"לים לשנות את מערכת המדדים הארגונית הקיימת אשר יצרה חוסר מיקוד בעבודת החברה. הם מיד פצחו בסדרת ישיבות מרתוניות בימי חמישי משעות אחר הצהריים ועד לשעות הקטנות של הלילה. במקביל החלו בסדרת מדידות גורפת: מנהל האיכות מדד עלויות כשל בתהליך, לשם כך הניח דלי לאיסוף פסולים ליד עמדות הייצור –  כתוצאה עלה מספר הפגומים שעברו לתחנה הבאה... מנהל התפעול מדד שעות תקן מתוך דיווחי ייצור המערכת הממוחשבת דבר שגרם לעובדי משמרת הלילה לדווח במערכת זמני ביצוע קצרים בחצי מזמן הייצור בפועל....ומנהל משאבי האנוש בחר במדידה של זמני שעות הדרכה חודשיות וחייב עובדים להעביר שעון בכניסה לחדר הדרכות – אך אף אחד לא הקשיב לו...

וכך, לאחר חודשיים של ניסיונות להגדיר מדדים אפקטיביים, הוחלט להעביר את הובלת תהליך בחינת וקביעת המדדים לחברת קלקר ייעוץ בע"מ.

מהנדסי קלקר המנוסים לא השתהו לדקה והציגו בפני מנהלי מנור טכנולוגיות את מוצר המדף המוביל שלהם: שיטת סרגל ההישגים המאוזן   Balanced Score Card - BSC: שיטה שמביאה לבחירת מדדים אפקטיביים הבוחנים את ההצלחה העסקית לאור החזון והיעדים הארגוניים. השיטה מיישמת מיקוד במדדים שאינם פיננסים גרידא. לדוגמא מדדים הבוחנים את שביעות רצון הלקוח, את רמת המוטיבציה של העובדים, את הביצועים האישיים שלהם, וכדומה.

מצגת הפתיחה של קלקר הייתה מהממת – אנשי השיווק בקלקר עמלו ימים כלילות ליצור מצגת שופעת פירוטכניקה ומלבד זיקוקים היו במצגת כל המרכיבים ההכרחיים לשכנע את מנהלי מנור שסרגל ההישגים המאוזן הנו המוצר הטוב ביותר לקביעת המדדים בארגונם. ובאו הצדדים על החתום, מנהלי מנור הסכימו לשלם לחברת קלקר סך של X $ עבור אבחון מצב קיים, Y $ עבור רישוי המוצר, Z $ עבור כרטיסיות צבעוניות מיוחדות, A $ עבור השתלמות עובדים לבניית מדדים, ו B $ עבור הובלת תהליך אינטרגרטיבי לקביעת מדדים, וכמובן C $ הוצאות וארוחות,  והתהליך יצא לדרך...

בשלב ראשון, הצוות מקלקר ביקש לאבחן את תהליכי העבודה יחד עם מנהלי מנור כבסיס להצגת תכנית מדדים מבוססת BSC; במשך שלושה חודשים הוביל צוות הפרויקט האינטגרטיבי של מנור-קלקר את האבחון; מהנדס ויועץ ארגוני מחברת קלקר נפגשו במשך שעות עם מנהלים מכל הדרגים;

בשלב השני הם ניתחו את תהליכי העבודה במחלקות ואף למדו לעומק את תהליך גיוס והכשרת העובדים תהליך שרשרת האספקה (אמנם בעבר קראו לשרשרת האספקה ניהול מלאי או ניהול לוגיסטיקה – אך ברוח התקופה שלנו בה לכל מוביל קבוצה קוראים מנהל אינטגרציה ממשקית; נראה שצריך להעניק שמות מורכבים גם לתהליכים פשוטים...) ותהליכים נוספים...  יחדיו הם עצו עצות, גדרו הגדרות, והמדידו מדדים.

הצוות הקפיד להיפגש אחת לשבוע בימי שני בשעות הבוקר תוך שהוא מפיק גרפי התקדמות מרשימים לכל בעל עניין.

כך חלפו ועברו שלבי האבחון, הלימוד, האפיון וההגדרה;

המועד להצגת האבחון והסרת הלוט מעל המדדים נקבע ליום שני בעשר בבוקר; המדבקות, הכרטיסיות  והפוסטרים עם המדדים היו מוכנים לתצוגה; הקרואסונים היו כבר על השולחן ומיץ האשכוליות הממותק היה מקורר כהלכה...

המשך בגיליון הבא...

 

Reduce Recycle Reuse- מהלכים פשוטים לחיסכון בנייר

בגיליון הקודם פרטנו מה העלויות האמיתיות של השימוש בנייר. כיצד אנו יכולים לצמצם עלויות אלה, לחסוך כסף לארגון וגם לתרום לאיכות הסביבה?

בעזרת מספר פעולות פשוטות: להפחית כמויות, להשתמש מחדש, ולמחזר. או כפי שהן נקראות בפי הארגונים הסביבתיים- שלושת ה R -   Reduce, Recycle, Reuse :

1. פעילויות שניתן לעשות להפחתת השימוש בנייר (Reduce):

• חשוב לפני שתשתמש! - לפני צילום הדפסה או כתיבה של מסמך, חשוב- האם באמת תזדקק למסמך מודפס על נייר?
• עבור לדו צדדי- הדפס כל מסמך על שני צידי הדף. העבר ברירות מחדל של מדפסות ומכונות צילום בארגון למצב דו צדדי. אל תשתמש במדפסות ובמכונות צילום שאין להן את הפונקציה הזו. שמור על ציוד הצילום וההדפסה במצב תפעולי תקין למנוע תקלות והוצאה חוזרת של מסמכים.
• מקם את מכונת הצילום וההדפסה במקום מרכזי בקומה ומקם פח מחזור נייר בצמוד – כך תקטין את ההדפסות (העובדים יחשבו פעמיים לפני שישלחו להדפסה מכיוון שיאלצו לגשת למקום מרוחק) בנוסף תקטין את השימוש הפרטי במכונות (אפקט חוסר הנעימות) והדפסות מיותרות ימצאו דרכן מיידית לפח המחזור.
• צמצם שטח של מסמכים ואורך של טפסים המופקים בארגון. ניתן להגדיר את גבולות העמודים כך שיותר מלל יותאם בכל עמוד.
• בשליחת פקסים, בטל עמוד פתיחה בעת משלוח פקס, בטל את הוצאת עמוד האישור, שנה את הגדרות הפקס למנוע הדפסת עמודים מיותרים (דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים שממילא אף אחד אינו קורא). שלח או קבל פקסים במחשב.
• עבור לשימוש בדואר אלקטרוני- חשבונות הנשלחים ללקוחות, הודעות לעובדים בארגון, זימון לישיבות, עיתון החברה, וכדומה. כל מה שאפשר לעשות על מסך המחשב במקום על הנייר.
• עבור לשימוש בנייר השוקל פחות, למשל בשליחת חשבונות ללקוחות.
• צמצם רשימות תפוצה- דרוש שלא ישלחו לך דואר "זבל" הורד עצמך מרשימות התפוצה ואל תיתן את כתובתך לארגונים המפיצים דואר שיווקי. אל תשלח דואר זבל (יעילותו מוטלת בספק). ודא שכל הכתובות אליהן אתה מפיץ דואר עדכניות, למשל עובדים שעזבו או לקוחות לשעבר.
• שמור ותייק בצורה אלקטרונית.
• עבור לשימוש בכלים רב פעמיים – כוסות, צלחות, מפות, מגבונים, מפיות, מטליות. אפילו בשירותים במקום מגבות נייר ניתן להשתמש במגבות בד או במתקן אוויר חם.

2. פעילויות לשימוש חוזר בנייר (Reuse):

• אסוף נייר שהודפס על צד אחד ונזרק, לשימוש כדפי טיוטא, פתקיות, ודפי צילום.
• השתמש שוב במעטפות, ארגזים, קלסרים ותיקיות.

3. נייר שלא ניתן להשתמש בו שוב שלח למחזור (Recycle).

ארגונים גדולים כמו Bank Of America ו At&T חסכו מאות אלפי דולרים ע"י ביצוע שינויים בניהול משאבי הנייר שלהם.

אפשר לערוך שינויים אלה בצורה כוללנית בכל הארגון ולחסוך בשורה התחתונה. כולנו יכולים לשנות את דרך השימוש בנייר בצורה פרטנית ובכך לתרום למאמץ לשימור הסביבה. כל מה שצריך זה לעשות.