עשר שיטות בדוקות להפסיד את המכנסיים בפרויקט...
גם אתם יכולים לשפר משמעותית את ביצועי הפרויקטים שלכם!

בגיליון הקודם פרטנו עשרה גורמים עיקריים המביאים לכישלון פרויקטים ונובעים מהעדר תהליכי ניהול פרויקט סדורים בארגון. והפעם, עשר המלצות להתמודדות עם אתגרי ניהול אלה:

• יעדים, דרישות ותוצרי הפרויקט – מומלץ לבצע תהליך של קביעת יעדים, עיבוד והבנת תוצרים טרם תחילת תכנון הפרויקט. תהליך זה יוביל לזיהוי פערים ולגישור בין הדרישות השונות שיש לכל אחד מבעלי העניין (הלקוח, ההנהלה, מנהלים שונים בארגון, אזרחים מודאגים ועוד). בהקשר זה ראו 'רעיון בחמש שורות' להלן...
• בעלי עניין – לפני תחילת הפרויקט, מומלץ להגדיר מי בעלי העניין של הפרויקט, ומה הדרישות שלהם. חשוב מאוד לבדוק, מי מהם אינו מעוניין בהצלחת הפרויקט ולבחון מה מקור המוטיבציה השלילית שלו וכיצד ניתן להקטין את השפעתו.
• תכנון של ניהול הפרויקט –  היקף התכנון הדרוש אינו קבוע. מומלץ לכלול בתכנית הפרויקט התייחסות לכל אחד מעשרת הסעיפים המופיעים ברשימה זו.
• מיקוד בהיבטי התחום המקצועי בהם עוסק הפרויקט – תכנית הפרויקט שוזרת את ההיבטים המקצועיים בהיבטי הניהול; מומלץ להגדיר בתוכנית נקודות בקרה לפרויקט (אבני דרך) בהן בוחנים את תוצרי הפרויקט ומקבלים החלטה באם להמשיך או לגנוז את הפרויקט.
• חלוקת אחריות ברורה – הנוהל התקין הנו שמנהל הפרויקט מקבל מינוי כתוב המאפשר לו להכפיף לצרכי הפרויקט משאבים ארגוניים; כתב המינוי הכרחי(אך לא מספיק), מפני שמנהל הפרויקט בדרך כלל, אינו בכיר בארגון. בנוסף, מומלץ למנהל הפרויקט להגדיר בשלב התכנון מטריצת אחריות ולהעביר אותה לבעלי העניין הרלבנטיים.
• ניהול תוצרים (WBS) – מומלץ לפרק את הפרויקט לחבילות עבודה-
  Work Breakdown Structure - WBS . את ה WBS יש להציג בצורה גרפית בדרך שתציג בבהירות את התוצר העיקרי של הפרויקט ואת תוצרי הביניים, הרכיבים וחבילות העבודה.
• תקשורת – מומלץ להשתמש ב WBS ככלי תקשורת, מכיוון שהוא מגדיר באופן גרפי את הפרויקט ומאפשר הסכמה בין בעלי העניין לגבי תכולות עבודה. מומלץ להכין תוכנית תקשורת שתגדיר כיצד כל בעל עניין מעוניין לקבל את המידע, מהן שיטות העברת המידע ומהן השיטות לאישור קבלת המידע; היכן נשמר המידע בפרויקט וכיוב'.
• ניהול סיכונים – במידה ובוצע זיהוי סיכונים, מומלץ כי מנהל הפרויקט יבצע בחינה של עשרת הסיכונים המשמעותיים ביותר מדי שבוע ויתייחס אליהם בישיבות בקרת הפרויקט.
• בקרת תהליכי ניהול הפרויקט ­– מומלץ להבחין בין סוגי ישיבות שונים. ישיבת סטטוס, ישיבת התקדמות וישיבת ניתוח מתייחסות למצב הפרויקט מהיבטים שונים ואינן מיועדות להעלאת נושאים טכנולוגיים של הפרויקט. בנוסף, מומלץ ליישם שיטה אחידה לבקרה של פרויקטים (התייחסות לנושאים אלה בגיליונות קודמים של 'מקוון אליך')
• שימור ידע ארגוני – פרויקטים הם משימות חד פעמיות עם התחלה וסיום ברורים ותקציב מוגדר, על מנת להקטין את אי הוודאות ולשפר אומדני תקציב וזמן, מומלץ ללמוד מפרויקט אחד לשני. ניתן לעשות זאת רק באמצעות מערכת המנהלת את הידע הארגוני המצטבר.

לסיכום, לקראת פסח הקרב ובא ועל משקל פסח, מצה ומרור נאמר: יעדים, בעלי עניין ו ,WBS, כל המקיים שלוש המלצות אלה מעלה את סיכויי הצלחת הפרויקט ב 50% .

.נייר- כל כך זול וכל כך יקר...האם כדאי לחסוך בנייר

הנייר הומצא לראשונה בסין בשנת 105 לספירה והובא למערב בימי הביניים. המכונה הראשונה לייצור תעשייתי של נייר הומצאה רק לפני 200 שנה (בשנת 1799) ומאז התפתח השימוש בנייר כך שהיום לא ניתן לתאר את חיינו בלעדיו: נייר כתיבה, הדפסה, צילום, עיתונות, ספרים, שטרות כסף, כלים חד פעמיים, מגבות ומגבונים, קופסאות, עטיפות, ארגזים, ואפילו במקומות בלתי צפויים כמו ברפואה: ניירות לקמוס ובגדי מנתחים או בבניה: טפטים, רהיטים ובתים שלמים

אנחנו מוקפים בנייר.

לכאורה, הנייר הוא מוצר זול, נוח לשימוש וידידותי לסביבה, אך במציאות התמונה שונה.

מהן העלויות האמיתיות שאנו משלמים עבור השימוש בנייר?

ניתן לחלק עלויות אלה לשתי קבוצות – עלויות ישירות, כלומר כסף שהארגון מוציא מכיסו עבור השימוש בנייר. ועלויות חיצוניות (ראה גיליון דצמבר) כלומר העלויות הסביבתיות שמשלמת החברה האנושית עבור שימוש בלתי מושכל בנייר:

העלויות הישירות עבור השימוש בנייר נתפסות כנמוכות מאוד. עלות של עמודA4  הנה 50.3 אגורות ועלות גליל נייר טואלט 80 אגורות בממוצע. אך המחיר הישיר שאנו משלמים עבור קניית הנייר אינו כולל את העלויות הנוספות שאנו משלמים עבור השימוש בו. עלויות אלה יכולות להגיע לסכומים גדולים והן כוללות את המרכיבים הבאים;

• הובלה: כאשר קונים מוצרי נייר יש להוביל אותם לארגון ולפנות אותם ממנו בצורת אשפה או חומר למחזור, כמויות גדולות של נייר מובלות לארגון וממנו בצורת דואר. בנוסף, אנו מובילים נייר אריזות של מוצרים שאנו רוכשים, או משווקים. אריזות אלה תופסות נפח רב ומיקרות את מחיר ההובלה. מקדונלדס הצליחה לחסוך 5 מליון דולר בשנת 1994 ע"י הקטנת נפח האריזות של חומרי הגלם.
• הדפסה: מגדילה את עלות הנייר בדרך כלל פי 5-10; עלות זו כוללת את האחזקה של המדפסות או מכונות הצילום ואת מחיר הדיו.
• כוח אדם: שעות עבודה המוקדשות לארגון, תיוק, וקטלוג, צילום והדפסת מסמכים כולל הזנת המכונות וטיפול בתקלות. במחקר שנערך בארה"ב נמצא כי מנהלים מבזבזים שלוש שעות עבודה שבועיות בחיפוש אחר מסמכים שהלכו לאיבוד.
• שכירות: שטח אחסון מוצרי הנייר החדשים ושטח לאחסון מסמכים.
  

עלויות אלה אף הולכות וגדלות עם הזמן. מחקרים הראו כי מספר הדפים המנוצלים במשרד אמריקאי עולה בכ %20 כל שנה.

ומה לגבי העלויות החיצוניות? כמה עולה לאנושות השימוש בנייר?

הדרישה המוגברת לשימוש בנייר היא סיבה עיקרית לכריתת יערות הגשם בעולם. היעלמות יערות הגשם משפיעה על התחממות כדור הארץ ועל שינויי האקלים שאנו חווים בשנים האחרונות על בשרינו. על כך נוסף השימוש המסיבי במים ובאנרגיה בתעשיית הנייר שאף הוא פוגע במקורות המים ותורם לאפקט החממה.

במבט מצומצם יותר, הנייר והקרטון מהווים %29 מנפח הפסולת המוצקה בישראל. צריכת הנייר השנתית של ישראל עומדת על מליון טון ממנה נאספים למחזור רק 20%. נפח הפסולת המוצקה הוא אחת הבעיות הסביבתיות הקשות עמה מתמודדת מדינת ישראל.

לסיכום, השימוש בנייר אינו זול כלל ועיקר.

כיצד יכול כל אחד מאיתנו לצמצם את עלויות השימוש בנייר, לחסוך כסף לארגון וגם לתרום לאיכות הסביבה? על זאת נפרט בגיליון הבא.