קייזן, שיפור לטובה או חולצות במחיר מופקע...המשך

בגיליון הקודם סקרנו את שיטת הקייזן והצבענו על החסרונות העיקריים של השיטה. מדוע, אם כן, למרות החסרונות, ממשיכים ארגונים בארץ ובעולם ליישם את השיטה?
מלבד הליכוד הקבוצתי סביב שולחן הקרואסונים וביצוע תרגילי גמישות מרשימים של מחלקת האיכות ניתן למנות שתי סיבות עיקריות להצלחת אירועי קייזן:
1. ההצלחה העיקרית של הקייזן נובעת מכך שבדרך כלל  מפעלים רחוקים מהתפעול האופטימלי  שלהם  וכל תהליך שיפור שיטות, בתנאי שהוא מיושם כהלכה, תורם לייעול המפעל או הארגון.  יתר על כן ,  בחירה מושכלת של מוביל האירוע יכולה לתרום למציאת הכסף ה"מתגלגל" על רצפת הייצור במצבים אלה.
2.  מרכיב  נוסף בהצלחת הקייזן נובע מכך שבאירועי קייזן מיישמים תהליך מיפוי מצב קיים ובניית שרשרת יצירת הערך. זהו אחד מתהליכי הניהול הרזה העוצמתיים ביותר!!! תמונת המצב הקיים יחד עם שרשרת יצירת הערך נבנית באופן וויזואלי על גבי לוחות קיר גדולים. ההצגה הוויזואלית של תהליכים במפעל בקנה מידה גדול תורמת להבנה מעמיקה של האתגרים הארגוניים ומהווה פתח לרעיונות ופתרונות, בעיקר כאלה התלויים במבנה הפיזי של המפעל. נהוג לומר שידיעת הבעיה הנה חצי הדרך לפתרון; אם כך תמונת מצב קיים מהווה חצי הדרך לשיפור משמעותי בתהליכים הארגוניים.  

כמו שאר השיגעונות הניהוליים שתופסים לזמן מה ומרפים, גם לקייזן בסיס רעיוני סביר המהווה מסגרת טובה לתהליכי שיפור בארגון; אולם, התמקדות בצורה ולא בתוכן, קרי אירוע חוץ מפעלי, משחקים עם סוכריות, חולצות וטפסים במקום מיקוד בתוכן ובמשמעות, גוררים את המפעל להשקעה לא ממוצה. מפעלים אשר מסתפקים בשיפור היעילות יפיקו תועלת משיטת הקייזן כמות שהיא. בעוד מפעלים אשר שואפים להיות אפקטיביים ולהשתפר באופן משמעותי, יקפידו על העקרונות להלן (על יעילות ואפקטיביות בגיליון הבא):

• מחויבות ארגונית להצלחת התהליך והקצאת  המשאבים  הדרושים.
• בחירת מוביל תהליך מנוסה ויצירתי שאינו מוגבל לתפריט קבוע מראש.
• בחירת מיישם תהליך שאינו מוגבל למילוי טפסים.
• יישום תהליך בחירת פרויקטים אלטרנטיבי לתהליך הקבוצתי.
• בחירה של מספר פרויקטים שאינם מבוססי מדדים ויעדים.
• הקפדה על פעילות  משותפת ולא פטרונית בין הייעוץ החיצוני לגופים הפנים ארגוניים.  

הערה: העקרונות הנ"ל אינם מוגבלים לקייזן, אלא רלבנטיים לכל תהליך שיפור

נקודה למחשבה:
שיטת הקייזן מעידה על התקופה –בעשור האחרון, ההתפתחות הגלובלית מקדמת תהליכים שניתן להעתיק מאתר לאתר, תוך שימוש בכוח אדם בלתי מיומן וזול יחסית שאינו ניחן בחשיבה יצירתית, או פורצת גבולות ובעיקר מתאפיין ביכולות פקידותיות: עבודה מול גיליון אלקטרוני וכתיבת מסמכים בתבנית מוגדרת מראש. הקייזן מתאים מאוד לחשיבה זו – הארגון רוכש מוצר מדף סטנדרטי עם הוראות הפעלה שאינו מחייב מומחיות בהפעלתו. החברה המוכרת (חברת הייעוץ) מרשה לעצמה לגבות פרמיה גבוהה על המוצר ועל המנחה העיקרי אך באותה נשימה בוחרת במיישמים ללא ניסיון שאינם ניחנים בתפיסה ארגונית או בניסיון רב, אלה מוציאים לפועל את התהליכים הסדורים של השיטה (מילוי אינסוף טפסים) אשר אינם תורמים כלל לערך המוסף של הארגון מקבל השירות אך תורמים הרבה לשעות אותן מחייבת חברת הייעוץ.

שיטת הערך המזוכה על קצה המזלג - Earned value method  
 
  שיטת הערך המזוכה היא שיטה למעקב ובקרה על התקדמות של פרויקטים. השיטה התקבלה ב 1998 כתקן של ANSI , מכון התקנים הלאומי האמריקאי ואומצה על ידי משרד ההגנה האמריקאי לבקרת התקדמות פרויקטים.
לפי השיטה, על מנת לבקר את התקדמות הפרויקט יש לאסוף את הנתונים הבאים:

• התכנון המקורי של  העלות ולוח הזמנים של הפרויקט
• ההתקדמות בפועל במונחי התקציב המקורי
• העלות בפועל

נוסחאות פשוטות המקשרות בין הנתונים הנ"ל מציגות את סטטוס הפרויקט ותחת הנחות מסוימות מאפשרות לחזות חריגות בתקציב ובלוחות הזמנים.
נבחן דוגמא פשוטה וממצה:
התכנון המקורי:  
  פרויקט האורך שנה, עלות תכנון 12 מיליון ₪, מחולקים שווה בן 12 חודשים – כלומר עלות מתוכננת לחודש היא מליון ש"ח.
ההתקדמות בפועל:  
בקרה לאחר שמונה חודשים מעלה כי עלות העבודה שבוצעה במונחי תקציב מקורי, 6.5 מיליון ₪, ועלות העבודה שבוצעה בפועל 9.2 מיליון ₪. (ביצענו עבודה בערך של 6.5 מיליון ₪ אשר עלתה 9.2 מיליון ₪).

תוצאות החישוב והמסקנות הנובעות מהן:

•  לפי התכנון המקורי, תכננו להוציא לאחר שמונה חודשים 8 מיליון ₪
• מבחינת ערך העבודה ביצענו היקף המתאים ל 6.5 מיליון ₪ במונחי תקציב מקורי המשמעות היא שאנו מתעכבים בלוח הזמנים
• הוצאנו בפועל 9.2 מיליון ₪ כלומר אנו חורגים ממסגרת התקציב

כמה אנחנו חורגים  ?

• לאחר שמונה חודשים התקדמנו לפי התכנון רק 6.5 חודשי עבודה – כלומר אנו מצליחים לנצל רק כ- 80% מהזמן לעומת התכנון!!! (6.5/8)
• שילמנו הרבה מעבר למה שהספקנו – מכל שקל שהשקענו קיבלנו רק 0.7 שקל אפקטיבי!!! (6.5/9.2)

מה ניתן לחזות  ?

• בהנחה שאנו עוקבים אחר הנתיב הקריטי של הפרויקט – הרי שנאחר בשלושה חודשים לעומת התכנון המקורי. (12/80%)
• בהנחה שנמשיך להיות בזבזנים באותו היקף – הרי שעלות הפרויקט תהיה כ 17.1 מיליון ₪. (12/0.7)

מה אפשר לעשות במצב הזה?

• לבחון מחדש את תכולת הפרויקט, לנתח יחד עם הצוות מהיכן צצו החריגות.
• להציע לפחות שלוש חלופות למזעור נזקים (ביניהם גניזת הפרויקט).
• לכנס את בעלי העניין ולהציג בפניהם את החלופות, ולקבל החלטה.
• ליישם מערכת בקרת פרויקט מקיפה בארגון.

מדוע לא כולם מיישמים את השיטה?

• התנגדות של בעלי עניין לשיטת המדידה.
• מורכבות אפשרית במדידה וכימות של התקדמות העבודה/פעילות (על כך פרטנו בגיליון הקודם).
• השקעה גדולה של זמן במדידת הנתונים, איסופם, ועיבודם.

לסיכום:
לפחות 50% מהפרויקטים חורגים מתכנון לוחות הזמנים ו/או התקציב ו/או התכולה!!!
שיטת הערך המזוכה הנה סטנדרט במעקב ובקרה אחר פרויקטים, לאחר לימוד ראשוני, קל יחסית ליישמה ולזכות בבקרה איכותית אחר הפרויקטים בארגון!

מתי כסא הוא יותר מכסא... 
 
מחקר שהתפרסם בעיתון "Journal of the American Medicine Association " מראה שכדאי להשקיע בסביבת עבודה נוחה ולא רק לטובת העובדים. יותר מ 28,000 עובדים בארה"ב השתתפו במשאל שנועד לקבוע כמה זמן עבודה מבוזבז כתוצאה מכאבים במקום העבודה. המחקר גילה כי בין הכאבים עליהם מתלוננים העובדים מובילים כאבי הראש (5.4%) אחריהם מככבים כאבי גב (3.2%), ואחרונים מופיעים כאבי הפרקים (2%) וכאבי השרירים (2%).
המחקר מצא שהמתלוננים על כאבים סובלים בממוצע 4.6 שעות עבודה בשבוע! שימו לב; זה אינו זמן התאוששות או החלמה בבית, אלא זמן 'התאוששות' סמוי שאותו מנצלים במהלך שעות העבודה שאינו מופיע בשום מערכת מידע ארגונית; זמן שבעטיו משלמים לחברת ייעוץ הרבה כסף להעריך היקף אבטלה סמויה בעזרת דגימות עבודה או חקר זמנים... החוקרים העריכו במחקר כי זמנים אלה, עלו לחברות בארצות הברית 61.2 מליארד דולר בשנה.
על מנת להקטין את היקף הזמן המבוזבז, מומחים בתחום הארגונומיה ממליצים להתמקד במקום העבודה בתכנון התחומים הבאים:

• תאורה
• עמדות עבודה עם מחשב
• סביבת רעש
• פעולות גוף מאומצות – עמידה ממושכת, הרמת משאות ללא תמיכה
• נהיגה ממושכת

הפתרונות בד"כ זולים והחזר ההשקעה גבוה, בעיקר דרושה תשומת לב מצד אחד והקפדה על שמירת הציוד מצד שני.

ואנחנו שואלים, האם באמת שווה לחסוך 800 ש"ח על כיסא סביר וארגונומי לעובדים???