If you can't read this, an online version is available here
 
גיליון 17, דצמבר 2007

שלום,

החורף מכה בכל עוזו וניצני כלניות ראשונים מבצבצים, יחד איתם צומח ועולה הירחון החדש והפעם;

בזרקור – מאמר שלישי בסדרת המאמרים על ניהול פרויקטים – הפעם אודות משרד ניהול הפרויקטים, במומחיות בניהול –  החלטנו לדחות את המשך המאמר על אפס מלאי לחודש הבא ולשלב מאמר הנוגע לממשק בין מלאי, ניהול רזה, וסביבה – מעניין מאוד לדעתנו!
ברעיון בחמש שורות – אודות מחזור חיי פרויקט ובייחוד ניהול שערים.


אנו
 מקווים שתמצאו את הירחון מעניין ושימושי.

נשמח
 לקבל הארות, הערות,והצעות.

בברכה,
מיכאל ניר
מנכ"ל
   
ספיר  ניהול תהליכים וסביבה בע"מ

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

משרד ניהול הפרויקטים  מאמר שלישי בסדרה

לאחר שסקרנו את ניהול הפורטפוליו ותהליך ה Governance  בחודש שעבר, נתמקד בגיליונות הקרובים במנוע העיקרי לקידום ניהול אסטרטגי של פרויקטים בארגון: משרד ניהול הפרויקטים.
מהו משרד ניהול פרויקטים, או בשמו הנפוץ – PMO Program management office
ובכן – תלוי את מי שואלים.
אפילו על השם ישנם חילוקי דעות, באנגלית ניתן למנות כעשרים שמות שונים ל PMO  מכיוון שפונקציה ארגונית זו משתנה בשם ובתפקיד בין ארגון לארגון ובין תעשייה לתעשייה.

משרדי ניהול פרויקטים היו קיימים באופן זה או אחר החל משנות החמישים של המאה הקודמת – פרויקטים גדולים בתעשיות התוכנה, החלל, הצבא והתשתיות היו מגדירים מנהלת אשר תפקידה לרכז את כלל המידע ולהעבירו למקבלי ההחלטות. עם סיום הפרויקט המנהלת הייתה מתפרקת. בתעשיית הבניין מבנה זה עדיין קיים בפרויקטים גדולים המורכבים ממספר רב של תת פרויקטים.

בעשור האחרון (וקצת מעבר לכך) אנו עדים לכישלונות נשנים בפרויקטים בכלל ובתחום מערכות המידע בפרט; הסביבה הארגונית המורכבת, הניהול של מספר רב של פרויקטים בו זמנית ואי שימור ידע בין פרויקטים מכתיבים הגדרת פונקציה בארגון שתפקידה אינטגרציה/סנכרון/ בקרה בתוך ובין הפרויקטים. פונקציה זו עונה לשמות מגוונים אך ידועה לרוב בשם משרד ניהול פרויקטים.
 
משרדי ניהול פרויקטים שכיחים בארגונים בעלי המאפיינים הבאים:

  • כאשר עיקר התזרים נובע מפעילות פרויקטלית והסביבה העסקית הנה מרובת פרויקטים בניהול מטריציוני או פרויקטלי
  • כאשר קיימת תחרות על משאבים אסטרטגים
  • כאשר קיימת תחרות בין משאבים גלובלים מוגבלים
  • כאשר המנמ"ר ממוקם גבוה בהיררכיה הארגונית (אינו כפוף לסמנכ"ל כספים לדוגמא)
  • כאשר בעלי העניין זקוקים בעקביות למידע עדכני לקבלת החלטות

ניתן להבחין בשלושה צירים עיקריים לפיהם  מוגדרים תפקידיו של משרד ניהול פרויקטים:

  • ציר הדרכתי – מקצועי;
    הדרכתי: כפוף למשאבי אנוש/תעשיה וניהול
    מקצועי: חלק ממחלקה מקצועית בארגון (בד"כ מערכות מידע).
  • ציר ייעוץ – יישום;
    ייעוץ: נותן מענה וייעוץ לאתגרים עימם מתמודדים מנהלי הפרויקטים והתכניות
    יישום: מנהלת של מנהלי הפרויקטים.

  • ציר טקטי אדמיניסטרטיבי – אסטרטגי;
    טקטי אדמיניסטרטיבי: פונקצית בקרה
    אסטרטגי: ניהול פורטפוליו

אופיו, עיסוקיו, המשאבים העומדים לרשותו, הגדרת האחריות ועוד נובעים ממיקומו של המשרד על שלושת הצירים הנ"ל.

הציר הטקטי אדמיניסטרטיבי – אסטרטגי; מעורר מחלוקות בארגונים ברחבי העולם ונוגע לאופן הטמעתו ולניהולו של משרד ניהול הפרויקטים בארגון. (לאחרונה נכחתי בדיון מרתק בשאלה זו ב Hertz וב JPMorgan Chase , כך שהנושא אינו בוער רק בישראל);

הסוגיה העיקרית בנושא זה הנה:

טקטי אדמיניסטרטיבי: האם משרד ניהול פרויקטים עוסק באיסוף והפצת מידע מהפרויקטים השונים, ומהווה תקורה נוספת לארגון אשר אינה תורמת, ובעיקר מציקה למנהלי הפרויקטים וצוותי הפרויקט. במשרד זה בד"כ מועסקים סטודנטים ומהנדסים צעירים.
אסטרטגי: האם המשרד מהווה כלי ניהולי חיוני בבחירה בין הפרויקטים השונים המרכיבים את הפורטפוליו, ומייעץ להנהלה הבחירה לגבי בחירה או דחייה של פרויקטים וביטול פרויקטים בנקודות ביקורת (להלן – רעיון בחמש שורות) במהלך מחזור חיי הפרויקט.

האם יש תשובה לאבחנה הדיכוטומית בין משרד ניהול פרויקטים טקטי – אסטרטגי?
כנראה שהתשובה הנה בגוף השאלה....

על מנת לחקור נקודה זו בהרחבה, אנו זקוקים ללמוד נושא נוסף: מודלים של בגרות ארגונית בניהול פרויקטים; אך על כך בחודש הבא.
במאמר הבא מודלים של בגרות ארגונית ומשרד ניהול הפרויקטים.

מאת: מיכאל ניר מנכ"ל ספיר ניהול תהליכים וסביבה בע"מ

 




כשהסביבה, הניהול הרזה, והתעשייה נפגשות.

אילו פחיות שתייה היו דוברות כבני אדם, הן היו  מספרות לנו את הסיפור הבא;

  • בארץ רחוקה רחוקה...אוסטרליה; כורים כמויות גדולות של בוקסיט שהוא המקור העיקרי לאלומיניום בעולם.
  • כמויות הבוקסיט האדירות מועברות למפעל קרוב, בו מייצרים מ 4 טונות של בוקסיט  כ 2 טונות אלומינה.
  • משך תהליך הפקת האלומינה הוא 30 דקות, אך החומרים ממתינים עד למילוי אונייה ענקית המכילה כמות שתספיק לייצור 10 מליון פחיות.
  • מאוסטרליה, במסע שנמשך כ 4 שבועות, מפליגה האלומינה לסקנדינביה. שם מתיכים אותה לאלומיניום בתהליך עתיר אנרגיה (פי 20 מכמות האנרגיה הנדרשת להפקת פחית מחומר ממוחזר). במשך שעתיים הופכים 2 טונות אלומינה לטון אחד של אלומיניום.
  • התהליך היקר מחייב יצירת כמויות גדולות של אלומיניום היוצא מהמפעל בקוביות ברוחב מטר ובאורך 10 מטרים. לאחר שבועיים של אחסון נשלחות הקוביות במשאיות ובאוניות לאירופה. שם הן ממתינות למתיכת פנים והידוק היקפים. לאחר חימום ל 500 מעלות ושיטוח לעובי של 3 מ"מ. שוב המתנה ושוב נסיעה, הן מגיעות למפעל המיוחל בו יקבלו את העובי של פחית גאה-0.3 מ"מ.
  • עכשיו האלומיניום מוכן לייצור הפחית, לא לפני שהוא מאוכסן עוד כחודש במפעל הפחיות. בתהליך מורכב ומדהים ללא מגע יד אדם הופך רדיד האלומיניום לפחית יפיפייה המצופה בציפויים שונים; איתור חיצוני המייצג את סוג המשקה שימלא אותה וציפוי פנימי המונע ריחות וטעמים.... תהליך הייצור עצמו לוקח 10 שניות, אך בגלל זמני כוונון ארוכים מייצרים את הפחיות בקבוצות גדולות ולכן הן שוב ממתינות במחסן ענקי מחולקות למשטחים של 8000 פחיות עד שיזמינו אותן מהמפעל המייצר את המשקה. שם הן ממתינות למילוי כ 4 ימים נוספים.
  • לאחר שנשטפו מולאו ונסגרו הן נארזות שוב, הפעם בארגזים קטנים יותר ושוב ממתינות כ 5 שבועות עד לשליחתן למחסני רשתות השיווק. מכאן המסע ללקוח קצר, עוד כמה ימים.
  • לאחר איחסון בבית הצרכן וקירור, מגיע הרגע המיוחל בו נלקחת הפחית מהמקרר נשמע צליל פתיחת המכסה ופיזוז הגזים. והמשקה נלגם בשקיקה בתהליך שמשכו כ 5 דקות. לאחריו הפחית תיזרק במקרה הטוב לסל המחזור, והפחות טוב, אל סופה בפח האשפה.

נשמע ארוך ומיגע? נכון,

ותחשבו על הפחית שלקח לה 316 ימים להגיע ממכרה המתכת אל הצרכן, מתוכם 3 שעות בלבד של זמן שבו עברה שינוי כלשהו. הרימו והורידו אותה כ 30 פעמים, היא המתינה ב 14 מחסנים שונים ונסעה אלפי קילומטרים ובדרך איבדה 24 אחוזים מהאלומיניום כתוצאה מבלאי בתהליך.

סיפורה של פחית האלומיניום הוא דוגמא לסיפורם של מוצרי צריכה רבים אחרים אותם אנחנו מייצרים וצורכים מדי יום.
הסיפור סופר בספר Lean Thinking / James P.Womack and Daniel T Jones   ומטרתו להדגים ניתוח שרשרת יצירת הערך עבור מוצר בודד. בעזרת ניתוח זה אפשר למצוא היכן  בשרשרת מתקיימות פעילויות שאינן תורמות ליצירת הערך של המוצר ולבטל אותן.

ניתוח חיי מוצר באופן דומה מבצעים כאשר רוצים למדוד את השפעת המוצר על הסביבה. בוחנים את שלבי החיים של המוצר מהעריסה (שלב חומרי הגלם) ועד לסיום חייו (שלב ההטמנה). בכל שלב מנתחים את ההשפעות על הסביבה; האם הוא מזהם? כמות האנרגיה שהוא דורש? כיצד הוא משפיע על האוכלוסייה המקומית? וכדומה.
בדרך זו ניתן ללמוד על סך ההשפעות של ייצור המוצר על הסביבה ולהשוות את המוצר לאחרים או לראות שיפור בביצועים הסביבתיים של המוצר לאורך זמן.

שתי השיטות מודדות את אותו החתך הייצורי ומאפשרות בחינה מעמיקה של תהליך ייצור. שילוב של בחינת ההשפעות הסביבתיות עם שרשרת יצירת הערך יכול להועיל כפליים ולתרום גם מהבחינה הכלכלית וגם לסביבה.

דוגמא לשיפור תהליך ייצור הפחיות היא - מחזורן. מבחינת שרשרת יצירת הערך מחזור הפחית מבטל את כל השלבים מהמכרה ועד למפעל הפחיות. מבחינה סביבתית התועלות של ביטול שלבים אלה רבות, חיסכון בחומרי גלם, חיסכון באנרגיה והקטנת נפחי אשפה.

דוגמא זו מוכיחה כי לא תמיד שיטות הבאות מהתעשייה סותרות את התפיסות של איכות הסביבה אלא להיפך, לעיתים הן אף משלימות זו את זו.

מאת: חן בנדור – ניר יועצת לאיכות סביבה ספיר ניהול תהליכים וסביבה בע"מ.




מחזור חיי הפרויקט ונקודות ביקורת

מדוע אנו מטמיעים מחזור חיי פרויקט לניהול המוצר שלנו? מדוע אנו משלבים Gates, Kill points, Phase gates ושאר שמות בין שלבים במחזור חיי הפרויקט. הסיבה העיקרית: למטרות שליטה ובקרה בפרויקט. יישום מחזור חיים מאפשר הטמעת תהליכי ניהול פרויקט השולטים, מבקרים ועוקבים אחר תהליך ביצוע הפרויקט. אנו מגדירים נקודות עצירה/ביקורת בפרויקט על מנת לבחון את ההתקדמות שלנו עד השלב המסוים ולקבל החלטה מושכלת אודות המשך הפרויקט, ביטולו או המתנה למידע רלבנטי נוסף.




 
להרשמה לירחון "מקוון אליך". לחץ כאן
להסרה מרשימת תפוצה. לחץ כאן