למה הפיצה
כבר קרה?...
בהעברה מפיתוח
לייצור, תקשורת ! זה כל
הסיפור
במאמר להלן
נשווה בין העברת המוצר מהפיתוח לייצור לבין הזמנה במסעדה כדלקמן:
השף הוא הפיתוח, המלצר הוא הייצור ואתם - שאר מחלקות המפעל; אם
המלצר ממליץ לכם על המנות המיוחדות, בוחר עבורכם את הקינוח,
מתאים לו את היין הנכון, ולבסוף מגיש את המנות הנכונות בתזמון
המדויק לכל הסועדים, זה סימן שהפיתוח, עבד בתאום מושלם עם
הייצור.
נשמע פשוט? – לא כל כך:
העברת מוצר
מפיתוח לייצור היא גישור על הפער הקיים בין מאפייני העבודה
בפיתוח, לבין תהליכי העבודה הקיימים בייצור והיכולות שלו. לכן
היא מכתיבה תקשורת בין גורמים שונים בארגון – שלרוב אינם 'מדברים
ביניהם'; הן עקב מיקום גיאוגרפי, הן כתוצאה מפערי מעמדות
ארגוניים והן כתוצאה של ניהול מסורתי מבוסס מחלקות התמחות
(כספים, שיווק, ייצור, רכש...). האתגר עמו מתמודדים ארגונים
בתהליך, הנו שמירה על שקיפות מידע ויצירת שיתוף פעולה אמיתי
וסנכרון בין כל המחלקות. להלן מספר דוגמאות
והמלצות;
ביצוע שינויים
מאוחרים במוצר - שינויים במוצר, המגיעים לאחר שלב התכנון
הראשוני, גורמים לאיחור בלוחות זמנים ולתוספת עלות מיותרת
("מלצר, שכחתי, תוסיף גם פטריות על הפיצה שהזמנתי" !!). על מנת
למנוע שינויים ותוספות בשלבים מאוחרים של הפיתוח, יש להוסיף את
הדרישות הטכניות, הלוגיסטיות והאחרות ל PRS
(Production Requirement
Specifications)
כבר בשלב הראשוני של הגדרת הדרישות
השיווקיות מהמוצר ובניית הPRS . לשם כך יש לשמור על
תקשורת בין מחלקות ההנדסה, הייצור, הרכש והשיווק.
קביעת הרכיבים לשימוש
במוצר החדש - תכנון או רכש של פריטים חדשים, נוספים שלא קיימים
במערכת המידע של הארגון מוסיף מלאים ועלויות ("אלור, הפעם אני
אכין את הפיצה הזו עם פפאיה מטוגנת.."?).על מנת להקטין שונות של
רכיבים בייצור וניהול מלאי הנגזר ממנה. על הפיתוח לשאוף להשתמש
בפריטים המקוטלגים כבר ע"י הארגון ונרכשים על ידו עבור מוצרים
קיימים. כמו כן מומלץ להשתמש ולתכנן פריטים כך שיתמכו אחורה
במוצרים קיימים. בדרך זו ניתן להקטין את מספר הפריטים במחסן ולתת
פתרון עתידי לחלקי חילוף למוצרים קיימים, בהם יש לתמוך תקופה
ארוכה אפילו לאחר שהמוצר כבר לא מיוצר בארגון. לשם כך על הפיתוח
להיות מתואם עם שאר מחלקות הארגון.
תהליך ה"הכרות" עם המוצר-
על מנת שבתאריך השחרור, המוצר ינוהל כמוצר משוחרר, חשוב שכל
הגורמים בארגון יכירו את המוצר משלב מוקדם, כך הם ידעו להגדיר
אותו במערכת, לזהות פערים ולשלב אותו אל תשתית קיימת של מוצרים
משוחררים (מה זה "ניוקי מסקרפונה אלדנטה"?, מאיפה מזמינים אותו?
מה הנושאים הפתוחים כרגע בנוגע אליו? למשל, האם יש בעיות מול
הספק?).
לשם כך יש לבצע פיילוט בייצור (שאינו דומה לפיילוטים
אשר מבצעים בפיתוח). את תצורת הפיילוט מומלץ לנהל על ידי מנגנון
הוראות השינוי של החברה, מיד לאחר הקמת עץ מוצר ראשוני במערכת
המידע. את זימון החומר מומלץ לבצע דרך מערכת המידע. כמו כן,
מומלץ לשלב את תכנון וניהול הייצור לתשתית הקיימת בארגון ולא
להפריד אותם תחת כותרת של NPI .
בחירת ספקים- שינוי ספק
לאחר תהליך הפיתוח עשוי ליצור עלויות מיותרות ועיכובים בזמן
("נווו, מה עם המנה שלי? הם הלכו לחלוב את הפרה"?). על מנת לחסוך
תהליך זה, מומלץ לבחור את הספק המתאים לייצור כבר בשלב הפיתוח.
בבחירת ספק חדש יש מספר היבטים עליהם יש לתת את הדעת; מחיר
הפריט, איכות הספק, קיבולת הייצור של הספק, יכולות הבדיקה של
הספק. מכאן חשוב לשתף את מחלקות הרכש והאיכות בתהליך בחינת הצעות
המחיר והזמנת החלקים הראשונים, אפילו עבור אב הטיפוס של
הפיתוח.
הצלחת תהליך וולידציה
(תיקוף) - כמות השיפורים שניתן לבצע במוצר או בתהליך היא
אינסופית. על מנת לתקף את התהליך, יש לקבוע תאריך לוולידציה שבו
יש להקפיא תצורה. שילוב תזמון הוולידציה בתוכניות הפיתוח וההנדסה
הוא גורם מכריע בהצלחת הקפאת התצורה (השף למלצר-"אל תגיש!!, אני
רוצה להוסיף כאן עוד עלה של חסה").
תכנון מוצר בראייה כוללת
- חשוב לקיים אחריות של הפיתוח לטיפול במחלות הילדות של המוצר.
בדרך זו ירוויח הארגון תכנון לטווח ארוך של המוצר והליך של לימוד
ושיפור בפיתוח כתוצאה מהניסיון הנצבר מפתרון "מחלות הילדות"("הם
לא אהבו את זה? טוב, הלקוח הקודם אהב יותר סוכר...).
לסיכום; העברת הידע הטכני
והיומיומי מהייצור, ההנדסה, הרכש, תכנון החומר,
הלוגיסטיקה והשירות אל אנשי הפיתוח בשלבים השונים של הפרויקט
ימנעו בזבוז משמעותי של משאבים, הנובע מביצוע שינויים מאוחרים
במוצר. שיתוף מחלקות האיכות, ההנדסה והרגולציה בכל שלבי התהליך
ולא רק לקראת סופו יבטיחו שחרור של מוצר ייצורי והדיר יותר,
יקטינו בעיות איכות מול ספקים וימנעו "הפתעות" הנוגעות ל"עשה ואל
תעשה" רגולטורי ולכן גם ימנעו איחורים בלוחות הזמנים. כדי ליצור
תשתית תקשורתית כזו, מומלץ להרכיב צוות המורכב מנציג יחיד מכל
מחלקה שתפקידו לרכז את הפרויקט; להכיר את הפרטים וההתנהלות של
מוצרים משוחררים, להוסיף את האינפורמציה הנדרשת בכל שלב וללוות
את שילוב המוצר בתשתית הקיימת בארגון. עליו להיות פנוי למשימות
שייקבעו לו כחלק מפעילות הפרויקט.
בתאבון!!
הכותבת:
קארין מנדלסון, מנהלת פרויקטים, ספיר ניהול תהליכים וסביבה
בע"מ
