פורטפוליו ו Governance

אנו גאים לפתוח במאמר השני בסדרת המאמרים אודות ניהול פרויקטים (המאמר הראשון בירחון אוקטובר 2007).
והפעם –  מדוע לנהל פורטפוליו פרויקטים, ומאיפה נחת עלינו המושג  Governance ???

נתחיל מהסוף;
בכנס בנושא ניהול פרויקטים בו השתתפתי לא מכבר שמעתי הרצאה מעניינת מחברת ייעוץ מובילה בתחום ניהול הפרויקטים. המציג היה רהוט, התוכן עדכני וההקשרים רלבנטיים. אחד הנושאים שעלה שוב ושוב בהרצאה היה עיקרון ה Governance .
הקהל הנהן בראשו, אך כאשר שאלתי את עמיתי לשולחן מעל כוס מיץ תפוזים - נדמה היה לי שגם עבורם הרעיון לא היה ברור דיו. ניכר שכאשר יש מילה חדשה עם Buzzz   סקסי, כולנו מתאמצים לומר אותה שוב ושוב למרות שלעתים אינה ברורה לנו די צרכה...

אנסה, תוך הסתכנות בהפשטת יתר להגדיר את המושג החדש הזה שנכנס לחיינו בשנתיים האחרונות: Governance
הנו תהליך ניהול ושליטה ארגוניים על כלל הפרויקטים שהארגון יוזם, מתכנן, בוחר, מבצע ומסיים בכל זמן נתון.

הסיבה שרעיון ה Governance  תפס תאוצה כה רבה לאחרונה מאוד פשוטה; העסק פשוט לא עובד! זאת אומרת, למרות שניסינו כבר הכל, כך נדמה לנו. שלחנו את מנהלי הפרויקטים להדרכות בניהול פרויקטים, השקענו במערכת מעקב ובקרה מתוחכמת, הטמענו כלי ניהול פרויקט מתקדמים. לאחר שהסבירו לנו שהעולם יותר מורכב מפרויקטים בודדים המנוהלים בסביבה ארגונית סטרילית, יישמנו תכניות לניהול סביבה פרויקטלית מורכבת אך גם זה לא עזר. הפרויקטים מאחרים, התקציבים חורגים והתכולות תמיד חסרות...עכשיו אומרים לנו שהמרפא לכל הגיע – משרד ניהול פרויקטים (על כך בגיליון הבא) ונוהל, תהליך, מערכת Governance .

מכיוון שסביבת ניהול הפרויקטים בארגון נעשית מורכבת יותר ויותר, רק (כך גורסים המומחים) תהליך מוסדר של שליטה ובקרה ארגוניים על הפרויקטים, יאפשר ביצוע של הפרויקטים התורמים להישרדותו ורווחיותו של הארגון.

Governance , אם כן הנו כלי/תהליך ניהולי המתרגם את האסטרטגיה הארגונית ויעדי הארגון למערך של פרויקטים (דהיינו פורטפוליו פרויקטים) ומבסס את תהליכי העבודה לפיהם יבוצעו הפרויקטים. התהליך מחייב את ההנהלה - Governors , להבין את צרכי הארגון וסדרי העדיפויות שלו ולקבל החלטות אודות התקציב והמשאבים של כלל הפרויקטים בתהליך אישור הפרויקטים, מעקב ברמה ניהולית גבוהה אחריהם, וקבלת החלטות שונות על פרויקטים בנקודות בקרה מוגדרות.
פורטופליו הפרויקטים הנו אוסף הפרויקטים אותם בוחר הארגון לבצע מתוך אמונה (מבוססת???) שמערך פרויקטים אלה עונה על התכנית האסטרטגית כפי שגיבשה ההנהלה.

האלמנטים הכלולים לרוב במערכת Governance  ארגונית הם:

• נוהל המגדיר זמני התכנסות, איוש ותהליך קבלת החלטות של גוף ה  Governance
• אסטרטגיה ארגונית ותרגומה ליעדים כמותיים
• נוהל וכלים לבחירת פרויקטים מתוך פרויקטים אפשריים – מגוון שיטות לבחירה בין חלופות, דירוג עדיפויות, ועוד
• נתונים עדכניים אודות פרופיל המשאבים בארגון ותחזית לזמן נתון של היקף העסקתם בפרויקטים קיימים כלים יוריסטיים לניהול פרופיל העסקת משאבים
• סדרי עדיפויות עבור הפרויקטים הקיימים
• סטטוס פרויקטים קיימים, תקציב, לוחות זמנים זמן זמן מוערך לסיום, סטטוס נתיב קריטי וכיוב'
• אילוצים ארגוניים עדכניים

על מנת לספק את ים הנתונים הדרושים לתהליך Governance   איכותי בו מנהלים מקבלים החלטות מושכלות אודות בחירת הפרויקטים והריגתם (רוב המנהלים נוטים חסד עם מרבית הפרויקטים ואינם 'הורגים' פרויקטים – גם כאשר הדבר מתבקש);
יש צורך בתהליכי ניהול פרויקט בשלים, במנהלי פרויקטים מנוסים וגם במערכת איסוף ואינטגרציה של הידע – זהו אחד מתפקידיו של המשרד לניהול הפרויקטים ועל כך בירחון הבא.

מאת: מיכאל ניר מנכ"ל ספיר ניהול תהליכים וסביבה בע"מ