תוכניות, פורטפוליו ופרויקטים (1)

בסדרת המאמרים שנפרסם בירחונים הקרובים נציג סקירה אודות פרויקטים, תכניות, מחזורי חיים של פרויקט ומוצר, ניהול פורטפוליו פרויקטים, יעדים עסקיים למול יעדי פרויקט, הקשר בין תוצרי הפרויקט לדרישות וליעדים, מודלים של מחזורי חיים והתאמתם לסביבת הפרויקט ועוד.
והפעם –  מה ההבדלים בין פרויקט לתכנית;
בשנות החמישים והשישים של המאה הקודמת ההבדל בין פרויקט לתכנית היה בעיקרו סמנטי, בעשורים האחרונים ההפרדה נעשית ברורה יותר. ההגדרה הבאה לקוחה מתוך PMBOK® :
פרויקט – מאמץ חד פעמי בעל משך מוגבל ליצירת מוצר, שירות או תוצאה.
תכנית – קבוצה של פרויקטים קשורים, המנוהלים בתיאום, לצורך השגת יתרונות בביצוע ובבקרה, שאינם מתאפשרים בניהול של כל פרויקט בנפרד; תכניות יכולות לכלול רכיבי עבודה חיצוניים לתכולה של פרויקט בודד בתכנית.

תכניות מיושמות לרוב בפיתוח מוצרים ובהטמעות נרחבות של מערכות.

במקרה הראשון, פיתוח מוצר, פרויקט יכלול את פיתוח המוצר משלב הייזום, דרך התכן ההנדסי, בניית אבי הטיפוס ובדיקתם, עד העברת המוצר לייצור.
התכנית תכלול את כלל מחזור החיים של המוצר, מתחילת חייו במחקרים השיווקיים, דרך הגדרת הדרישות, עובר בפרויקט הפיתוח, התפעול, האחזקה, הקטנת עלויות, הכנסת שיפורים, וכלה בסיום חיי המוצר; כל אחד מהשלבים יכול להיות ממומש בפרויקט. (מחזור חיי התכנית ומחזור חיי המוצר חד הם, ומהווים גישה אסטרטגית לתכנון וניהול המוצר.)

במקרה השני, הטמעת מערכת, התכנית תכלול אוסף של פרויקטי הטמעה בחתכים שונים, ותעניק מעטפת אינטגרטיבית למאמץ הניהולי. במילים פשוטות – התכנית תאפשר ניהול מושכל של המשאבים, ניהול ובקרה על כלל הפרויקטים בתכנית, התייחסות להיבטי תקציב ולו"ז בראייה המקדמת את כלל היישום ולא מקסום מקומי של פרויקט בודד.

תכנית יכולה להיות סך של פרויקטים שבעיקרם מבוצעים בטור בזמן ובמקום (מקרה ראשון) ויכולה להוות מסגרת רחבה עבור פרויקטים מקבילים בזמן ובמקום (מקרה שני);
המקרה השלישי, הוא שילוב של המקרה הראשון והשני וקיים במגה פרויקטים.

בכל המקרים הארגון צריך להפיק ערך מוסף מפעילות במסגרת תכנית. לעתים קרובות, ארגונים מתפתים להגדיר מסגרת של תכנית לפעילות, גם כאשר אין הצדקה לכך ופעילות פרויקטלית מספיקה בהחלט; הנזק הנגרם הנו שכבת ניהול נוספת שלרוב אף מעכבת את הביצוע.

הפירמידות – פרויקט או תכנית?; בהתאם להגדרות, הפירמידות הם פרויקט, מכיוון שלו הפרעונים היו בוחנים את כלל עלויות מחזור החיים, כפי שיש לעשות בתוכנית, הם היו מוותרים מראש ומכלים את זמנם במשחקי קריקט.

ההתייחסות הנרחבת בעולם לתכניות נובעת מפיתוח מואץ של מוצרים המחייבים תכנון מקיף של עלויות אחזקה והצטיידות ארוכת טווח בחלפים. בנוסף, קיימים היבטי גלובליזציה המביאים להטמעת מערכות חוצות יבשות המכתיבות ניהול מרכזי של המשאבים הארגוניים.  

בירחון הקרוב, פורטפוליו פרויקטים ותכניות